Weg met ambtelijk taalgebruik: tips voor effectief schrijven

Iedereen heeft zich er weleens aan geërgerd: ambtelijk taalgebruik. Teksten die onnodig ingewikkeld zijn en formeler dan nodig, waardoor het voor jou als lezer moeilijk wordt om de boodschap te begrijpen. Als je zelf een tekst schrijft wil je dat natuurlijk vermijden. Hoe dat kan, lees je in dit artikel. 

Om meteen de vraag te beantwoorden hoe je dat kunt voorkomen: door eenvoudigere woorden te gebruiken en lange zinnen te vermijden. Dat maakt het voor de lezer veel gemakkelijker om de inhoud van de tekst te begrijpen.

Dat is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan, want wat is eenvoudig (en wanneer is taalgebruik dan niet meer eenvoudig?) en wanneer is een zin lang (en dus: wat is een korte zin?). 

Ik nodig je uit om verder te lezen om het een en ander op te steken over ambtelijk taalgebruik. Zodat jij je er niet schuldig aan hoeft te maken!

Wat is ambtelijk taalgebruik?

Ambtelijk taalgebruik is een manier van spreken en schrijven die overheidsinstanties, ambtenaren en advocaten vaak gebruiken. Denk aan formele en ingewikkelde zinsconstructies, het gebruik van jargon en onduidelijke afkortingen. Hierdoor kan de gemiddelde lezer moeite hebben om de boodschap te begrijpen.

Een alom bekend voorbeeld van ambtelijk taalgebruik is het gebruik van het woord ‘geachte’ in e-mails en brieven. ‘Geachte’ is een formeel woord. Het kan, onbedoeld, de lezer vervreemden van de boodschap. 

Andere voorbeelden van ambtelijk taalgebruik zijn woorden als ‘aanvankelijk’, ‘conform’, ‘gedurende’, ‘inzake’, ‘krachtens’, ‘nochtans’ en ‘per omgaande’. 

Dit zijn maar enkele voorbeelden. Er zijn echt héél veel woorden die vallen onder ambtelijk taalgebruik. Kijk maar eens op de website van Onze Taal. Daar staan ze alfabetisch opgesomd. Je zult ervan schrikken hoeveel het er zijn.

Kenmerken van ambtelijk taalgebruik

Goed, leuk allemaal, hoor ik je denken. Maar hoe herken je dan ambtelijk taalgebruik? Soms is het heel duidelijk omdat het een ‘duur’ woord is dat je niet vaak hoort en je een makkelijker alternatief kent. In andere gevallen is het misschien niet zo duidelijk. 

Hieronder heb ik vier punten opgesomd die je kunnen helpen bepalen of iets ambtelijk taalgebruik is of niet. 

1. Ambtelijk taalgebruik vaak abstract en weinig concreet. Dit betekent dat je dan veel gebruikmaakt van algemene termen in plaats van specifieke termen. Dit kan het voor de lezer moeilijk maken om de boodschap te begrijpen. Een voorbeeld hiervan is het woord ‘tevens’ in plaats van ‘ook’.
   
   
2. Ambtelijk taalgebruik maakt veel gebruik van passieve zinnen. Dan ligt de nadruk op de handeling in plaats van op de persoon die de handeling uitvoert. Dit kan leiden tot dubbelzinnige en onduidelijke formuleringen. En dat maakt de tekst moeilijk(er) om te begrijpen. 
   
   
3. Een ander kenmerk van ambtelijk taalgebruik is jargon en vaktaal. Dit zijn termen die binnen een bepaald vakgebied bekend zijn, maar voor de gemiddelde lezer moeilijk te begrijpen zijn. Dit kan voor verwarring zorgen en de leesbaarheid van de tekst verminderen.
   
   
4. Ambtelijk taalgebruik is vaak formeel en beleefd. Denk aan beleefdheidsvormen zoals ‘geachte’ en ‘u’, en formele woorden zoals ‘doch’ in plaats van ‘maar’. Dit komt misschien wel beleefd over, maar tegelijkertijd ook afstandelijk en onpersoonlijk.

Als je deze vier punten in het achterhoofd houdt, zul je ambtelijk taalgebruik sneller herkennen en kunnen vermijden in je schrijven. 

Zoals altijd geldt: oefening baart kunst. Je zult zien dat je teksten gemakkelijker, duidelijker en prettiger worden om te lezen!

Voorbeelden van ambtelijk taalgebruik

Ambtelijke taalgebruik, oftewel het gebruik van formele en complexe woorden en zinnen, komen we dagelijk tegen, op allerlei gebieden. Hier zijn enkele voorbeelden van ambtelijke taalgebruik in juridisch jargon en politieke taal.

Juridisch jargon

Juridisch jargon bestaat uit technische termen en uitdrukkingen die vaak in wetteksten, contracten en andere juridische documenten worden gebruikt.

Enkele voorbeelden:

• Exoneratieclausule: een bepaling in een contract die iemand vrijwaart van aansprakelijkheid voor bepaalde omstandigheden of gebeurtenissen.
• Verzuim: het niet nakomen van een verplichting of het niet voldoen aan een eis.
• Mulderbeschikking: een administratieve sanctie of boete voor overtredingen van verkeersregels.

Zeker bij juridische taal ben je al snel geneigd te denken ‘stel je niet zo aan’. Maar soms is juridisch jargon noodzakelijk om precies te zijn én juridisch correct. Maar ben je niet bekend met deze termen, dan kan het helaas ook leiden tot verwarring.

Politieke taal

Politieke taal is taal die politici en overheidsfunctionarissen vaak gebruiken. Zij zijn er een ster in woorden en zinnen te gebruiken die omslachtig en vaag zijn. Met als trieste effect dat het voor het gemiddelde publiek moeilijk is om de boodschap te begrijpen. 

Enkele voorbeelden van politieke taal:

• Borgen: het waarborgen of veiligstellen van iets, zoals financiële steun.
• Beleidsinstrument: een middel of methode om een bepaald beleidsdoel te bereiken, zoals wetgeving, belastingen of subsidies.
• Stakeholders: belanghebbenden, zoals burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties, die een belang hebben bij een beleidsmaatregel, besluit of actie van de overheid.

Sommige van deze termen zijn helaas weleens noodzakelijk om onderdelen van politieke en overheidsprocessen te beschrijven. Maar streven naar duidelijkheid en eenvoud in communicatie zodat iedereen de boodschap begrijpt lijkt me juist op overheidsniveau cruciaal.

Hoe kun je ambtelijk taalgebruik vermijden?

Het vermijden van ambtelijk taalgebruik kan soms lastig zijn, vooral als je gewend bent aan formele communicatie. Toch is het mogelijk om duidelijker en eenvoudiger te schrijven door een paar richtlijnen te volgen.

1. Zoals ik in het begin van dit artikel al zei, is het belangrijk om spreektaal te gebruiken. Alsof je een verhaal vertelt aan een vriend in een café. Dit betekent geen lange, ingewikkelde zinnen en eenvoudige woorden. Ook raad ik je aan om de beleefdheidsvorm ‘u’ te vermijden en in plaats daarvan te tutoyeren (dus ‘je’ gebruiken).
   
   
2. Vermijd wollige werkwoorden en onnodig jargon. Vervang het door duidelijke, begrijpelijke alternatieven die beter passen bij het dagelijks taalgebruik. Een handige lijst met alternatieven voor ambtelijk taalgebruik is te vinden op de website van Onze Taal.
   
   
3. Een andere tip is om actief te schrijven in plaats van passief. Dit houdt in dat je het onderwerp van de zin duidelijk maakt en vervolgens het werkwoord actief laat uitvoeren. Bijvoorbeeld: ‘De gemeente verstrekt de vergunning’ in plaats van ‘De vergunning wordt verstrekt door de gemeente’.Vervang onnodig ingewikkelde woorden door alledaagse alternatieven. Bijvoorbeeld, in plaats van ‘aangaande’ kan je ‘over’ gebruiken en ‘aanvankelijk’ kun je vervangen door ‘eerst’.
   
   
4. Naast het kiezen van eenvoudige woorden, is het goed om duidelijke en beknopte zinnen te gebruiken. Lange en ingewikkelde zinnen kunnen moeilijk te volgen zijn, vooral als ze vol staan met ambtelijk jargon. Probeer zinnen op te splitsen in kortere, eenvoudigere zinsdelen.

Veelgestelde vragen

Wat betekent formeel taalgebruik?

Formeel taalgebruik is een manier van communiceren die vooral wordt gebruikt in professionele en officiële situaties. Het gaat hierbij om correct en beleefd taalgebruik, waarbij men zich houdt aan de regels van de taal en rekening houdt met de sociale normen en omgangsvormen.

Wat is het verschil tussen zakelijke en ambtelijke taal?

Zakelijke taal is een vorm van communicatie die gebruikt wordt in professionele situaties, zoals op de werkvloer of in zakelijke correspondentie. Het is meestal duidelijk, bondig en gericht op het overbrengen van informatie. 

Ambtelijke taal daarentegen, is een specifieke vorm van formeel taalgebruik die vooral gericht is op het beschrijven van officiële zaken, vaak gepaard gaand met jargon, wollig taalgebruik en lange, ingewikkelde zinnen.

Wat is het verschil tussen formele en informele teksten?

Het belangrijkste verschil tussen formele en informele teksten zit in het taalgebruik en de toon. Formele teksten zijn meestal correct, beleefd en houden zich strikt aan de taalregels. Ze worden vaak gebruikt in officiële, zakelijke en professionele contexten. 

Informele teksten zijn geschreven in een losse, ongedwongen stijl. Ze kunnen spreektaal en straattaal bevatten en zijn meestal bedoeld voor persoonlijke communicatie of informele situaties.